ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. Esta se origina como resultado de una negociación y de la formalización de una necesidad dentro de la empresa por medio de una requisición.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total
- INCOTERM- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden- Firma autorizadaEl original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Existen dos Variantes de la Orden de Compra:

O.C. Abierta: Aquel documento que deja la cantidad de mercancía a disposición de la necesidad que tenga determinada área, normalmente se utiliza para mercancías de requerimiento cíclico o repetitivo. Para poder indicar la cantidad exacta que se requiere según la mercancía se utiliza otro documento:

Reléase: Es la liberación por escrito de la cantidad de determinado producto de uso repetitivo el cual ya fue negociado en precio y condiciones de entrega anteriormente en una O.C. abierta, normalmente se envía al proveedor haciendo referencia de la orden de compra citada y actualmente se utiliza hasta por via electrónica o por generación automática según el control de inventarios.

O.C. Cerrada, Documento en el cual se determinan de manera precisa las cantidades precios y demás artículos negociados entre el comprador y vendedor, este documento genera automáticamente una factura comercial para efectos de pago.

Fases en el proceso de una Orden de Compra

Operaciones previas
- Conocimiento detallado de las necesidades.
-Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas.
Preparación
· Investigación del mercado.
· Preselección de los posibles proveedores.
Realización
· Análisis y comparaciones de las ofertas.
· Negociación con los oferentes.
· Elección del proveedor.
· Confección del pedido.
Seguimiento
· Vigilancia y reclamación de las entregas.
· Control cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos.
· Conformación de las facturas.
· Eventual devolución de los productos no hallados conformes.
Operaciones derivadas
· Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.
· Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.