PRINCIPALES TERMINOS Y CONDICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas
BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito.
Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:
· Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.
· Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
· Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.
BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.
BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.
BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.
CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.
CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.
CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.
COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.
COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable
COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.
COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.
COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.
COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.
DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.
GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:
Correspondencia del bien a la orden de compra
Optima calidad de los bienes entregados
Mercadería libre de todo dominio Legal
Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra
INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.
El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.
MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobreexceso.
MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.
MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal
Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario.
Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.
PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega.
PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.
PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después
REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.
STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.
TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.
Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de Compras, acorde a las necesidades.