PRINCIPALES TERMINOS Y CONDICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas
BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito.
Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:
· Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.
· Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
· Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.
BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.
BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.
BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.
CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.
CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.
CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.
COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.
COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable
COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.
COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.
COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.
COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.
DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.
GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:
Correspondencia del bien a la orden de compra
Optima calidad de los bienes entregados
Mercadería libre de todo dominio Legal
Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra
INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.
El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.
MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobreexceso.
MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.
MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal
Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario.
Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.
PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega.
PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.
PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después
REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.
STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.
TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.
Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de Compras, acorde a las necesidades.

REGISTRO Y SEGUIMIENTO DEL TRAFICO DE COMPRAS

CONSIDERACIONES TECNICAS ESPECIALES EN LAS COMPRAS INTERNACIONALES

REPORTES DE COMPRAS A GERENCIA

La empresa o industria siempre tiene el objetivo de generar utilidades a través de un producto o servicio terminado pero para lograr esto necesita la eficiencia de cada uno de sus empleados y por ende áreas dentro de este curso hemos visto los diferentes procedimientos para realizar el abastecimiento de insumos o productos de la empresa, pero que es lo que la dirección o gerencia podría evaluar de cada uno de estos.

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
Total de compras/Número de compras
Porcentaje de compras rechazadas
Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
Inventario/Ventas
Costo promedio de Orden de compra
Tiempo promedio de entrega de pedidos
Número de orden por mes en comparación con el año anterior

La diferencia entre las actividades clave y las de soporte se basa en que algunas actividades siempre van a tener lugar en cualquier canal de logística, en tanto que otras sólo se desarrollan bajo ciertas circunstancias y en determinadas empresas.

La Logística Integral está conformada por el accionar e interrelación de las siguientes actividades:

a. De Aprovisionamiento
b. De Producción
c. De Almacenaje
d. De Distribución

Estos indicadores pueden ser presentados por medio de graficas que nos indican mas claramente y visualmente el desempeño de el área en especifico, pudiendo tomar decisiones con mayor rapidez y diminuyendo los desperdicios generados por estas actividades, al reporteo de estos indicadores en las empresas se les llama ScoreBoard.

CONTROL DE INVENTARIOS

Que es el control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.

Sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes o en su curso de fabricación.

Nos Indican cuando reponer existencias, asignación de materiales a necesidades especificas, evitar excesos, materiales obsoletos, y revisar el Historial de consumos.

Tipos de sistemas:

3 tipos:

- Máximos y mínimos- Mínimo teórico 0, pero siempre debe existir una reserva
- Ordenes especiales, Dependen del consumo o del proyecto, o de la misma mercancía o num. de parte (JIT y KANBAN)
- Por materias especulativas

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

o Inventario (inicial)
o Compras
o Devoluciones en compra
o Gastos de compras
o Ventas
o Devoluciones en ventas
o Mercancías en tránsito
o Mercancías en consignación
o Inventario (final)

Funciones De Los Inventarios

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, esta bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil. El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.

Planificación De Las Políticas De Inventario

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables. Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los propósitos de inventarios deben ser: 1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. 2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción (Alto costo por falta de existencia).

¿Que funciones cumple el Inventario?

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:
· Eliminación de irregularidades en la oferta
· Compra o producción en lotes o tandas
· Permitir a la organización manejar materiales perecederos
· Almacenamiento de mano de obra

CONDICIONES DE PAGO

Los INCOTERMS no regulan la forma que se establecerá en la OC o factura para la formalización del pago de las mercancías, sin embargo si juegan un papel sumamente importante para la determinación del precio y por ende del pago.

Dichas condiciones son un reflejo de la negociación ya que el comprador obtiene en el punto convenido su mercancía y el vendedor su pago.

En compras estas negociaciones además de la implicación que tienen con los INCOTERMS, el presupuesto que se maneje para cada área de la empresa es de vital importancia, así como la situación económica por la que atraviesa en el momento de las compras o periodo en el que se encuentre.

Dentro de las condiciones de pago podemos encontrar

Los descuentos

- Descuento por pronto pago
- Descuento por volumen
- Descuento acumulado
- Descuentos comerciales
Los Créditos

- Crédito contra entrega
- 50/50
- 80/20
- Pagos diferidos
- Notas de Crédito

Pago en Especie

Reembolsos

CONDICIONES DE ENTREGA ( INCOTERMS)

Las condiciones de entrega se definen o se negocian comprador vendedor según las características, volumen, cultura y conocimiento de la mercancía sin embargo las negociaciones del punto de entrega siempre han sido tema de discusión y diferencias por lo que la OMC regulo estos por medio de terminos mundialmente reconocidos, INCOTERMS.

Los Incoterms son unas reglas internacionales para la interpretación de los términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional y facilitan las operaciones de comercio internacional y delimitan las obligaciones, esto hace que el riesgo disminuya.

En el comercio internacional se encuentran varias formas de negociar la venta de productos, las cuales se encuentran agrupadas por la ICC (INTERNATIONAL CHAMBER OF COMERCE de París), se conocen trece modalidades llamadas INCOTERMS "INTERNATIONAL COMERCIAL TERMS"

Los INCOTERMS son un lenguaje internacional para terminos comerciales, facilitan las operaciones de comercio internacional y delimitan las obligaciones, esto hace que el riesgo disminuya.


Los Incoterms regulan cuatro problemas principales:
• Condiciones de entrega de la mercancía.
• Distribución de riesgos de la operación.
• Distribución de costes de la operación.
• Distribución de tramites documentales.

Los Incoterms no regulan la forma de pago de una Exportación, las formas de pago Internacional deben ser consultadas a través del Intermediario Cambiario que se utilizará para ingresar las divisas..

CFR Cost and Freight Como CIF excepto que no incluye gastos de seguro.
CIF Cost, Insurance and Freight Gastos de envío y seguro hasta puerto de destino – no incluye impuestos. Solamente aplica a envíos por alta mar o ríos.
CIP Carriage and Insurance Paid To Gastos de envío y seguro de mercancía – no incluye impuestos. Aplica a todos los modos de transporte.
CPT Carriage Paid To Como CIP excepto que los gastos de seguro son a cargo del comprador.
DAF Delivered At Frontier Gastos de envío hasta un punto designado en la frontera, no incluye impuestos. Aplica a todos los modos de transporte.
DDP Delivered Duty Paid Gastos de envío incluyendo impuestos pagados hasta un destino en el país de importación. Se aplica a todos los modos de transporte
DDU Delivered Duty Unpaid Como DDP excepto que el comprador paga los impuestos de importación.
DEQ Delivered Ex Quay Delivery Ex-Quay : La responsabilidad de los gastos de aduana e importación cambia del vendedor / exportador al comprador / importador.
DES Delivered Ex Ship Gastos de envío en buque hasta el puerto, no incluye impuestos. Solamente aplica a envíos por alta mar o ríos.
EXW Ex Works Ex-Works : La responsabilidad de cargar la mercancía cambia del vendedor al comprador
FCA Free Carrier Envió al transportista en las instalaciones del comprador, siendo este el responsable de cargar el material Envió al transportista en cualquier otro punto (terminal portuarario, muelle, etcétera) siendo el transportista (de parte del comprador) el responsable para descargar el material del vehículo enviado por el vendedor
FAS Free Alongside Ship La responsabilidad de obtener la licencia de exportación y aduanaje cambiara del comprador a vendedor en el puerto de salida.
FOB Free On Board Gastos de envío hasta el buque. Solamente aplica a envíos por alta mar o ríos.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. Esta se origina como resultado de una negociación y de la formalización de una necesidad dentro de la empresa por medio de una requisición.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total
- INCOTERM- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden- Firma autorizadaEl original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Existen dos Variantes de la Orden de Compra:

O.C. Abierta: Aquel documento que deja la cantidad de mercancía a disposición de la necesidad que tenga determinada área, normalmente se utiliza para mercancías de requerimiento cíclico o repetitivo. Para poder indicar la cantidad exacta que se requiere según la mercancía se utiliza otro documento:

Reléase: Es la liberación por escrito de la cantidad de determinado producto de uso repetitivo el cual ya fue negociado en precio y condiciones de entrega anteriormente en una O.C. abierta, normalmente se envía al proveedor haciendo referencia de la orden de compra citada y actualmente se utiliza hasta por via electrónica o por generación automática según el control de inventarios.

O.C. Cerrada, Documento en el cual se determinan de manera precisa las cantidades precios y demás artículos negociados entre el comprador y vendedor, este documento genera automáticamente una factura comercial para efectos de pago.

Fases en el proceso de una Orden de Compra

Operaciones previas
- Conocimiento detallado de las necesidades.
-Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas.
Preparación
· Investigación del mercado.
· Preselección de los posibles proveedores.
Realización
· Análisis y comparaciones de las ofertas.
· Negociación con los oferentes.
· Elección del proveedor.
· Confección del pedido.
Seguimiento
· Vigilancia y reclamación de las entregas.
· Control cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos.
· Conformación de las facturas.
· Eventual devolución de los productos no hallados conformes.
Operaciones derivadas
· Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.
· Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.