CANTIDAD

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos, Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes, un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, obsolescencia, entre otros.

La herramienta mas utilizada para evaluar las cantidades correctas para abastecer son los sistemas de control de inventarios.

En lo que se refiere a cantidad el departamento de compras tiene que negociar el precio según caracteristicas y cualidades del producto y un factor determinante es el volumen asi como el cumplimiento de lo pactado y lo entregado

Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la orden de compra . En la medida de lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente recibo de materiales.

Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar las mercancias a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos y mezclas. El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.

El control de inventarios

El control de inventarios se puede denominar como la función orgánica más importante dentro del elemento funcional del Abastecimiento
El control de inventarios consiste en el control de existencias tanto reales como en el proceso de obtención, se basa en comparar las necesidades existentes y futuras con el fin de que se las pueda establecer, para esto se debe tomar muy en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de stock, y las adquisiciones necesarias para atender a todas las demandas requeridas.
Un inventario se lo define como la comprobación y comparación entre la parte contable y la parte física dentro de una bodega, almacén etc Al final del mismo ira anexado las novedades existentes así como las recomendaciones a seguir. En la actualidad el planeador de materiales observa estos movimientos para satisfacer necesidades.

PRECIO

Elemento que requiere una atención especial dentro de las compras y en la industria, ya que representa como anteriormente lo veíamos, un 50 % del precio de venta tomando en cuenta los costos de fabricación, por lo tanto cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa.

En la integración del precio de la empresa podemos citar ciertos factores:

- costo de materiales
- costo de mano de obra
- costos indirectos
- costos de operación
- volumen de compra (cantidad)
- producción
- condiciones del mercado
- situación geográfica
- transporte
- regulaciones y restricciones arancelarias
- impuestos
- situaciones no previsibles

Es importante llevar un control anticipado de dichos factores ya que son elementos variables en la estructuración del precio final.

¿Que es precio??

Es el valor asignado a un bien material o servicio de acuerdo con su valor intrínseco, así como a la oferta y demanda existente en ese momento.

El precio es un factor indispensable ya que los directivos siempre buscan que sus compradores negocien y compren a los niveles de precio mas favorables que puedan obtener, y es probable que se juzgue la eficiencia del departamento de compras sobre la base de los precios que pagan, sin embargo esto en la realidad se mide mas a manera de descuentos.

El precio solo es uno de los términos y consideraciones, de una orden de compra, ni mas ni menos importante que cualquiera de los demás términos o detalles expuestos en tal acuerdo. El precio no es considerado por si solo, mas bien en relación a otros factores, como un medio para otros objetivos de la actuación eficaz y económica de la compañía.

El costo final mas bajo constituye el objetivo del comprador.
El precio de factura constituye un elemento del costo, pero no de un modo necesario su factor determinante.

Esto quiere decir que durante todas las etapas para abastecer dicho producto se le agrega un valor por dichos servicios o tenencias.

Denominamos fijación del precio, en función de la competencia, al hecho de que las empresas determinen su precio, no por sus costes o demanda, sino en relación al precio medio de las empresas competidoras. La decisión puede estar entre situarse en el precio medio o bien mantener determinadas diferencias al alza o a la baja. En estos casos, los movimientos de precios se producen al mismo tiempo, o con pocos días de diferencia entre las distintas empresas.

Estas actitudes responden a acuerdos implícitos o explícitos entre las firmas competidoras y se producen en un mercado oligopolístico, es decir, con pocos productores, como es el de la mayoría de los bienes de consumo duradero. Estos acuerdos evitan las posibles consecuencias de una guerra de precios entre las empresas que contribuiría a una disminución de los beneficios de todas ellas y a desplazar la competencia hacia otras variables, como son calidad del producto, publicidad, servicio técnico, distribución.

Tiene mucha importancia la actitud de la competencia en la fijación de los precios mediante concurso o licitación. Este es un procedimiento muy empleado en las empresas del gobierno, compras de las industrias y en la construcción. Consiste en que para un proyecto o producto determinado en el que se especifican sus características básicas, las empresas concursantes presentan sus ofertas; se adjudica el contrato a la empresa que cumpliendo los requisitos establecidos ofrezca el precio más bajo.

La empresa decide su precio sin conocer a los competidores y sin conocer si obtendrá el contrato. Presumiblemente, cuanto menor sea su precio más fácil será obtenerlo. En función de su experiencia puede establecer una posibilidad de éxito asociada a cada precio, con lo que al conocer la diferencia entre ingresos y costes puede calcular su beneficio esperado.

CALIDAD

La obtención de mejor calidad es una de las metas básicas de compras, si bien el precio es un factor fundamental para la adquisición de un bien, no significa obtener el mas bajo, en determinadas circunstancias en detrimento de la calidad.

¿Que es calidad?

Es el no error, según el conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las necesidades de la empresa, es decir que cada material o servicio comprado debe reunir ciertas propiedades clave que van a permitir la funciónabilidad y la configuración de dicho material al departamento solicitante.}

La compra de la calidad apropiada depende de:

1- Disponer de especificaciones adecuadas que sirvan de base
2- Hacer el pedido a proveedores de confianza
3- Comprobar el material comprado contra especificaciones

Las especificaciones no es otra cosa que una descripción exacta del material que se compra, la precisión tiende a reducir costos al mínimo.

Como lo hemos venido mencionando existen tres factores básicos que forman parte de toda compra

- CALIDAD
- PRECIO
- SERVICIO

Los compradores de las empresas suelen afirmar, por lo general, que toman en consideración la calidad como factor de primera importancia, los servicios en segundo lugar y por ultimo el precio, la calidad tiene un significado especial, no se trata de una generalización ni de un atributo especial que pueda ser caracterizado como bueno o malo. Es específicamente la suma o compendio de propiedades inherentes a un material o producto. Estas propiedades pueden ser medidas y definidas, las mas importantes deben definirse con el fin de que el comprador pueda saber también lo que su proveedor va a entregar. Esta definición de calidad, en mayor o menor detalle, se convierte en la descripción ordenadora, de todo articulo, la agencia misma del pedido de compra.

La calidad en la actualidad juega un papel muy importante en la selección de un proveedor y no es incluyente del producto como tal, si no que se refiere a sistemas de mejora continua en todos los ámbitos de la empresa.

Les recomienda a las compañías que piensen detenidamente en el futuro y que desarrollen un plan para continuar en el negocio.

En vez de hacer dinero, deben permanecer en el negocio y proporcionar empleo por medio de la innovación, la investigación, el constante mejoramiento del producto y del servicio, el mejoramiento de los procesos y el mantenimiento de los equipos, muebles e instalaciones.

Ser constante en el propósito significa:

a) Innovación. No sólo consiste en introducir nuevos productos, sino que debe tener mercados y ayudar a la gente a vivir mejor en algún sentido material.
La Innovación requiere fe en el futuro.

b) Invertir recursos en investigación y en instrucción. Con el fin de prepararse para el futuro, una compañía debe invertir hoy. No puede haber innovación sin investigación y no puede haber investigación sin empleados apropiadamente instruidos.

c) Continuo mejoramiento del producto y el servicio.
Esta obligación con el consumidor nunca termina, se pueden obtener grandes beneficios mediante un continuo proceso de mejoramiento del diseño, aún de productos y servicios ya existentes, e incluso de los que presentan dificultad.

d) Mejorar el proceso. Base del valor agregado, Know-how tecnológico de la empresa y fuente de la productividad.

e) Invertir en el mantenimiento de los equipos muebles e instalaciones, y en nuevas ayuda para la producción, tanto en oficina como en planta. Obviamente una compañía no puede mejorar su producto con equipos que no funcionen satisfactoriamente, ni puede lanzar un nuevo producto usando maquinaria obsoleta

Por lo tanto de igual manera al seleccionar a un proveedor no se selecciona únicamente en el producto si no en su mejora continua en todos los ámbitos.

PRINCIPIOS BASICOS DE COMPRA

Como hemos estudiado existen diferentes medios o canales para adquirir los bienes o servicios que la empresa demuestre una necesidad, por lo tanto las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten que se tomen decisiones respecto a las elección. Existen cuatro aspectos básicos, Producto, calidad, precio, cantidad.

PRODUCTO

Los productos son susceptibles de un análisis de los atributos tangibles e intangibles que conforman lo que puede denominarse como su personalidad. Este análisis se efectúa a través de la evaluación de una serie de factores que permiten realizar una disección del producto, partiendo de los elementos centrales hasta los complementarios, para a la vista, tanto de los nuestros como de los de la competencia, En cualquier caso, los diferentes factores que incluimos a continuación nos tienen que servir únicamente como guión o referencia, para hacer una selección.

Los principales factores son:

• Núcleo, comprende aquellas propiedades físicas, químicas y técnicas del producto, que lo hacen apto para determinadas funciones y usos.

• Calidad, valoración de los elementos que componen el núcleo, en razón de unos estándares que deben apreciar o medir las cualidades y permiten ser comparativos con la competencia.

• Precio, valor último de adquisición. Este atributo ha adquirido un fuerte protagonismo en la comercialización actual de los productos y servicios.

• Envase, elemento de protección del que está dotado el producto y tiene, junto al diseño, un gran valor promocional y de imagen.

• Diseño, forma y tamaño que permiten, en mayor o menor grado, la identificación del producto o la empresa y, generalmente, configura la propia personalidad del mismo.

• Marca, nombres y expresiones gráficas que facilitan la identificación del producto y permiten su recuerdo asociado a uno u otro atributo. Hoy en día es uno de los principales activos de las empresas.

• Servicio, conjunto de valores añadidos a un producto que nos permite poder marcar las diferencias respecto a los demás; hoy en día es lo que más valora el mercados.

• Imagen del producto, opinión global que se crea en la mente del consumidor según la información recibida, directa o indirectamente, sobre el producto «en sí mismo».

• Imagen de la empresa, opinión global arraigada en la memoria del mercado que interviene positiva o negativamente en los criterios y actitudes del consumidor hacia los productos. Una buena imagen de empresa avala, en principio, a los productos de nueva creación; así como una buena imagen de marca consolida a la empresa y al resto de los productos de la misma.

Aunque afortunadamente la tendencia actual es navegar en la misma corriente, la valoración que normalmente efectúa el consumidor de un producto suele comenzar en la «imagen de empresa», yendo en sentido descendente hasta el «núcleo» del mismo. De ahí se desprende la importancia que tiene efectuar este tipo de disecciones o valoración de los atributos, ya que permite apreciar la mayor o menor aproximación entre los valores atribuidos por el cliente, por el mercado, y la importancia y asignación de recursos concedidos a estos valores por la empresa.